１．課題を整理する

「どんな問題を解決するためにシステムを導入するのか？」

この問いに対する答え＝課題を明確にしておきましょう。

こうしておくことで、システムに求めることの大枠が見えてきます。

また、課題を定量的に表現することを意識しましょう。

ex.勤怠の月次集計に7営業日もかかっている、入社した社員情報を3度も転記している、給与計算の処理間違いが月平均で2件発生している

２．比較表をつくる

情報収集を開始する前に、エクセルでシステムの比較表のフォーマットを作っておきましょう。

最低限必要な項目

機能：パッケージシステムの機能一覧などを参考にリスト化する

価格：発生タイミングと種別の切り口で項目を定義する

特徴：その製品のメリットやデメリットを記入する

プラスαとして、機能のうち重要なものにマークしておくと、 選定に必要な情報をより効率よく収集することができます。

比較表は、システム毎の違いや特徴を効率よく把握することができ、意思決定をサポートしてくれます。 システムベンダーと打ち合わせを開始したら、比較表に機能の○×や価格を入力し、 必要に応じて項目を追加していきましょう。

３．操作フローをデモ画面で確認する

システムの機能や設定について「できるかできないか」だけでなく「どのようにできるか」をシステムの実際の画面で確認しておくことが大切です。

なぜなら、例えば簡単な設定変更ひとつとっても、ユーザー自身で直観的に操作できるシステムから複雑すぎて都度ベンダーに手順を確認しなければならないようなものまで、様々なパターンがあるからです。

この点、システムベンダーのプリセールス担当者は、よくも悪くも「上手に」つまり「ユーザーにとって魅力あるシステムに見えるように」デモをしますので、黙ってデモを見ているだけでは、上記のような違いはほとんど見えてきません。

私も、デモを見せてもらって「便利だなー」と感じたシステムが、実際に導入したらおそろしく使い勝手が悪かったという大失敗をしたことがあります。

重要な業務に加え、見落としがちな初期設定、頻繁に発生する設定変更については、「どのようにできるか」を事前にデモ画面で確認しておきましょう。

まとめ

管理部門によるシステム選定は、日常業務を抱えながら行うことがほとんどです。

限られた時間の中で効率よくシステム選定をするために、ぜひ３つのポイントを実践してみてください。